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業務上でのパソコンファイル、共有化するとこんなに変わる。

業務で作成される、文書や計算表、プレゼンテーション資料はどう管理されていますか?

部長:「Bさん、あの資料のファイルはどこにある?」
Bさん:「A君が持っていますが、今日から有休で海外旅行に行ってしまっています。」
部長:「え!?今日、急遽取引先にファイルを送らなくちゃいけないんだよ~。困った~」

こんなやり取りは以前はよくあったと思います。
但し、今は海外であろうが社外の人間であろうがファイルを共有することができるようになったといえます。
ここではファイル共有の特徴とその大きなメリットをご紹介いたします。

「ファイル共有」は読んで字のごとく複数ユーザーがファイルを共有することです。
これまでは自分のパソコンだけで管理していたファイルを、他の人が自由に扱えることにより業務効率が抜群にあがります。

共有するからには、いつでも、どこでも、許可された誰でも該当ファイルにアクセスできるということが理想です。

ファイルの置き場は「ファイルサーバー」と呼ばれるサーバーがあることが一般的であり、自社にファイルサーバーを置いて管理するケースや、外部のファイルサーバーをASPサービス(クラウド型ファイルサーバー)として利用するケースなどがあります。

サーバーとアプリケーションを絡めることにより、ファイルの検索性を高めたり、セキュリティを強化することなど様々なメリットが得られます。

利用人数や扱うファイルの数・種類などを検討した上で自社にあった利用方法をサービス提供企業に相談しましょう。

「ファイル共有」を導入するとできる、一例をご紹介します。
●いつでもどこでもファイルにアクセス!
ファイルサーバーにアクセスすれば自分の好きなタイミングでファイルにアクセスできます。
●大きいファイルも簡単に送れる 
メールでは送れないような容量が大きいファイルもサーバーにアップすれば相手に渡せます。
●外部の人にもファイル送信
社内の人に限らず、外部の人でも権限を許可することでファイルにアクセスできます。
●セキュリティも万全
メールと違い誤送信などがなく、権限がある人のみがアクセスできますのでセキュリティも万全。
●パソコンがクラッシュしても安心
個人のパソコンがクラッシュしても、共有サーバーにおいておけばファイルは安心です。
※サービスによって異なりますので各サービス提供にご確認下さい。

利用者が増えてきたスマートフォンやタブレット端末ででアクセスできるサービスも増えています。
外出先の営業マンが急遽プレゼンテーション資料を準備して取引先に見せることも可能です。

また、外部の会社に閲覧権限を与えることもできますので大容量のファイルを共有しながら電話で商談。
業務効率を高めると同時に商機も逃しません。

他にもシーンに合わせた様々な利用方法があります。早速、ファイル共有のプロに相談してみましょう。

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